Comment appliquer la méthode KAIZEN à la supply chain et aux achats ?
La méthode Kaizen (le terme signifie amélioration continue en japonais) est une méthode visant le changement lent et progressif d’une organisation ou d’un processus. Appliquer la méthode Kaizen agit à la fois sur la productivité d’une entreprise et la réduction durable de ses coûts. Elle permet aussi d’éliminer le gaspillage et favorise le travail collaboratif.
Dans cet article, Lynkus vous explique la méthode Kaizen et étudie la manière dont elle peut s’appliquer à la Supply Chain et aux Achats. Vous découvrirez les différents outils de la méthode, ses champs d’application ainsi que des conseils pour l’implémenter au sein de votre entreprise.
Comprendre la méthode Kaizen
Les origines de la méthode Kaizen
Kaizen tient ses origines de l’industrie japonaise des années 1950. La méthode s’est faite connaître grâce au fabricant automobile Toyota dans le cadre du Lean Management (les six sigmas).
Le nom Kaizen vient de l’association des mots japonais KAI pour changement et ZEN qui signifie meilleur. On traduit Kaizen par l’amélioration continue en français.
Kaizen peut être considérée davantage comme une philosophie qu’une méthode. Son objectif est d’optimiser la productivité d’une entreprise grâce à l’amélioration continue de ses processus et de ses activités. Cela en éliminant le gaspillage, en réduisant les risques, en optimisant les postes de travail et en favorisant le travail d’équipe.
Kaizen est une méthode composée de différents outils. Les deux outils les plus utilisés sont les 5S et les 3M. Elle est fondée sur 5 grands principes.
Les 5 principes de Kaizen
- Agir dans l’immédiat : ne jamais planifier une action qui peut être réalisée tout de suite.
- Ne pas chercher la perfection : investir l’énergie sur les 20% de causes qui apportent 80% de résultats.
- Corriger les erreurs immédiatement : ne pas laisser les soucis s’installer et prendre des mesures correctives immédiatement.
- Être créatif dans la recherche d’idées : penser autrement et proposer des solutions créatives aux problèmes de terrain.
- Tester, valider et dupliquer : procéder étape par étape, appliquer les solutions sur une petite échelle et vérifier leur efficacité avant d’étendre sur le reste de l’activité.
Comment appliquer Kaizen à la Supply Chain ?
Si l’on souhaite appliquer Kaizen à la Supply Chain, il faut mettre en place ce qu’on appelle un “chantier Kaizen”. Pour structurer la gestion du projet, on applique l’outil PDCA (Plan, Do, Check, Act). Voici les différentes étapes à suivre.
- Analyse de la situation actuelle
Pour commencer le chantier Kaizen, vous devez faire une analyse de la situation actuelle, puis procéder à une cartographie de l’ensemble de vos activités liées à la Supply Chain.
La cartographie est un outil d’analyse visuelle qui inclut les flux physiques de marchandises, les flux d’informations, les flux financiers, etc. Elle permet de visualiser et d’analyser les processus actuels ainsi que d’envisager les optimisations possibles.
Cette analyse permet ensuite d’identifier les points de blocage et les goulets d’étranglement dans le but de les éliminer. Pensez à les lister et à les catégoriser.
- Planification de l’amélioration
Une fois que l’équipe en charge du chantier a échangé sur les pratiques en œuvre et identifié les améliorations possibles, il est temps de définir l’ordre des étapes qui vont suivre.
Pour mener à bien le chantier Kaizen, l’équipe établit un plan qui détermine les actions à prioriser, les diverses échéances, et liste les moyens à disposition. Les objectifs sont clairement définis et les indicateurs de performance (KPI) identifiés.
Par cette démarche, on repère notamment les besoins de réorganisation de l’espace de travail et de formation des équipes. C’est l’occasion de faire monter en compétences certains collaborateurs ou de former les chefs d’équipe au Lean Management.
- Mise en œuvre de l’amélioration
Dans la troisième phase du chantier Kaizen, on déploie le plan d’action sur le terrain.
Dans le cas où les collaborateurs soulèvent un besoin d’action urgente, il existe une solution rapide appelée Kaizen Blitz, ou Kaikaku pour “changement radical”.
À l’opposé de l’amélioration continue, l’approche Kaizen Blitz se focalise sur un changement drastique en peu de temps. Cette méthode s’applique sur un sujet ou une zone d’activité précis, dans un cadre temporel qui va de quelques jours à une semaine.
- Suivi et mesure des résultats
Dans la dernière étape du chantier Kaizen, l’entreprise vérifie les résultats obtenus et suit les indicateurs de performance.
Ici, c’est le rôle du manager d’aller voir sur le terrain, d’échanger avec les collaborateurs et mesurer les résultats.
Ensuite, il formalise et supervise le déploiement des actions correctives là où c’est nécessaire, toujours dans l’optique d’améliorer durablement les processus.
Application de Kaizen aux Achats
La méthode Kaizen peut aussi s’appliquer aux Achats, et suit des étapes similaires. Appliquer Kaizen aux Achats, c’est construire une culture d’amélioration continue qui s’applique dans tout le processus.
- Évaluation des processus d'achats
La première étape consiste à analyser et cartographier l’ensemble des processus actuels. Ensuite, il faut chercher à identifier les inefficacités.
Cette recherche se mène aussi bien en interne qu’en externe. Elle englobe la gestion des stocks, l’approvisionnement, les contrats avec les fournisseurs et les coûts des opérations.
- Développement d’une stratégie d’amélioration
Pour développer une stratégie d’amélioration continue appliquée à vos processus d’achats, il convient de mettre en place un comité Kaizen d’Achats. Ce comité est constitué de membres de la direction et des acheteurs.
Il a pour mission de structurer le projet d’amélioration continue et s’appuie sur des outils de gestion de projet tels que les QQOQCCP (Qui ? Quoi ? Où ? Quand ? Comment ? Combien ? Pourquoi ?) et des objectifs SMART (Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes, Temporellement définis).
- Mise en œuvre des améliorations
La mise en œuvre des améliorations liées aux achats commence par l’optimisation du processus. Dans cette étape, il existe différents outils sur lesquels le comité Kaizen peut se reposer :
- La VSM (Value Stream Mapping) pour l’analyse des flux ;
- Le S&OP (Sales and Opérations Planning) pour la planification stratégique ;
- Le Kanban pour la gestion des espaces de stockage ;
- Le JIT (Just In Time) pour l’approvisionnement des stocks.
L’étape 3 de l’amélioration continue est également le moment de revoir les collaborations avec les fournisseurs, de renégocier et de standardiser les contrats avec les différents partenaires de l’entreprise.
- Évaluation et ajustement
La dernière étape consiste à suivre les économies réalisées grâce aux actions menées et à ajuster les opérations si besoin. Il convient également de suivre la qualité et la satisfaction client en cette dernière étape.
Kaizen Supply Chain et Achats : études de cas
Méthode Kaizen appliquée à la Supply Chain
Un article paru dans Supply Chaine Magazine en 2019 évoque les bénéfices obtenus par le service de livraison “Leclerc chez moi” en Île-de-France grâce à Kaizen.
Le groupe Leclerc qui sous-traite son service de livraison à domicile a mis en place un chantier d’amélioration continue en 2018. Après un audit collaboratif des axes d’amélioration, les actions ont été progressivement menées durant deux mois.
La société a recensé une meilleure gestion de la préparation de commandes, des flux de bacs de livraison mieux exploités, ainsi qu’un espace de stockage optimisé.
Résultat des courses ?
- La capacité de production est passée de 80 à 120 colis traités par heure ;
- La rupture de livraison est passée de 20 % à 11% ;
- Les ruptures du site ont diminué de 13 % ;
- Le temps de chargement des camions de livraison est passé de 45 à 30 minutes par chargement ;
- L’optimisation des espaces de stockage a permis de rentrer 13 000 références au lieu de 11 000 précédemment.
Méthode Kaizen appliquée aux Achats
Le centre de formation Kaizen Institute a présenté un cas d’application de la méthode Kaizen au sein d’une entreprise spécialisée dans le conditionnement de produits à base de fruits.
Les problèmes identifiés dans cet exemple étaient la dépendance vis-à-vis d’un fournisseur unique, une négociation inefficace et non standardisée, des niveaux de services non contrôlés, des stocks élevés et des ruptures de matériel fréquentes, entre autres.
L'entreprise a abordé les solutions en quatre phases :
- l’analyse des dépenses ;
- l’analyse des risques liés à l’approvisionnement ;
- la priorisation des catégories ;
- la conception des solutions.
Le résultat des actions menées a permis à l’entreprise de récupérer des ventes perdues en optimisant la gestion des stocks. L’entreprise a également diminué les ruptures et elle a constaté une réduction globale de ses coûts.
Kaizen : défis potentiels et bonnes pratiques
Bien que la méthode Kaizen soit favorable à la productivité d’une entreprise, elle n’est pas applicable à tous les domaines de l’entreprise industrielle.
Par exemple, les processus d’amélioration progressifs peuvent freiner l’innovation de rupture, car celle-ci nécessite un avancement rapide à certains moments.
On peut aussi noter que la méthode Kaizen est structurée de façon à découper le travail en petits morceaux. Cela peut engendrer un sentiment de monotonie chez les collaborateurs en raison du travail répétitif.
Pour réussir la mise en place de Kaizen, vous pouvez vous appuyez sur ces 6 étapes :
- Viser un objectif d’amélioration ;
- Favoriser le travail collaboratif dans la recherche d’idées ;
- Découper les objectifs en plusieurs sous-objectifs ;
- Planifier chaque étape, sans que les périodes de travail, les ressources matérielles et humaines ne se chevauchent ;
- Suivre l’avancement et ajuster au fur et à mesure ;
- Avancer vers un nouvel objectif.
Dans tous les cas de figure, il faudra veiller à suivre les indicateurs de performance préalablement fixés et à toujours agir avec des objectifs définis, clairs et pertinents.
Conclusion
La méthode Kaizen a fait ses preuves dans de nombreux secteurs d’activité, dont l’industrie. Son application à la Supply chain et aux Achats peut avoir de nombreux bénéfices.
Travailler sur l’amélioration continue permet d’atteindre un grand objectif de manière lente et progressive en procédant étape par étape. Cela tout en impliquant l’ensemble des collaborateurs, quel que soit leur niveau hiérarchique.
Kaizen apporte aussi des solutions possibles aux problèmes soulevés par l'éco-responsabilité des entreprises, l’optimisation des espaces de stockage et des procédures ainsi que la réduction durable des coûts.
Pour résumer, Kaizen permet de faciliter l’estimation des coûts et des délais, d’éliminer les facteurs de risque, de responsabiliser, de valoriser et de motiver ses collaborateurs. Alors, vous voulez essayer ?
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