IA : quel intérêt pour la fonction Achats ?

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Ces derniers mois, vous n’avez pas pu passer à côté de la révolution des intelligences artificielles (IA). Ces dernières trouvent aujourd’hui des applications dans tous les domaines, notamment au sein des entreprises. Il est essentiel de s’intéresser à leur potentiel pour pouvoir en tirer profit.

Les outils d’IA sont très utilisés dans le secteur de la supply chain, et en particulier dans la fonction Achats. Cette dernière fonction regroupe les activités liées à l’approvisionnement d’une entreprise (matières premières et produits nécessaires à la production mais aussi dépenses liées indirectement à l’activité principale de la société comme l’achat d’électricité ou de fournitures de bureau).

La fonction Achats est ainsi indispensable à la production et détermine en grande partie les dépenses de l’entreprise, constituant de fait un enjeu stratégique de taille. Dans cet article, découvrez les opportunités et perspectives des technologies d’IA pour la fonction Achats.

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IA et fonction Achats : de quoi parle-t-on ?

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Quelques rappels sur l’IA et ses applications

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Tout d’abord, rappelons que le terme d’intelligence artificielle désigne des techniques informatiques qui visent à reproduire un comportement humain. Une intelligence artificielle est entraînée grâce à des données qui lui sont fournies, et à partir desquelles elle « apprend » le comportement souhaité par l’utilisateur. Ainsi, elle peut être capable de différencier des images, de produire des textes ou encore d’analyser des informations.

Les outils utilisant une IA ont ainsi un champ d’application très vaste et sont en train de révolutionner la supply chain. Gains de performance, meilleure compréhension des situations, réactivité, anticipation, analyse, pilotage, etc. : les possibilités de l’IA sont infinies.

L’exploitation des données et des IA est ainsi l’un des principaux enjeux de la supply en 2023. Pour tirer son épingle du jeu, il faut désormais savoir valoriser la data générée par l’activité logistique de l’entreprise.

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Les avantages de l'IA pour les Achats

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L’IA a plusieurs avantages lorsqu’elle est appliquée à la fonction Achats, en premier lieu pour ce qui concerne l’automatisation des tâches répétitives. Il suffit de lui spécifier des ordres, des suites d’actions, des process et des objectifs, et l’IA les réalise à la place de l’humain. Ainsi, ces activités récurrentes sont prises en charge plus rapidement, et nécessitent moins de personnel.

Il est également possible d’utiliser des outils d’IA dits « d’approvisionnement prédictif », ou predictive procurement en anglais. Ces techniques permettent de prévoir la demande ainsi que les achats à effectuer, grâce à des modèles prédictifs exploitant des données historiques de l’entreprise. Ainsi, les acheteurs disposent d’une estimation très probable, et peuvent agir sur ces prédictions - plutôt qu’en rétroaction.

Enfin, les IA peuvent être appliquées afin d'optimiser les processus d'approvisionnement et permettent ainsi de déterminer automatiquement et avec précision certains paramètres : taille du stock, nombre de commandes à faire, etc.

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Défis et enjeux de mise en place d’une IA au sein d’une fonction Achats

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Si les IA sont très utiles pour les acheteurs, elles présentent plusieurs défis, en particulier celui de la mise en place. En effet, ces solutions d’IA ont d’importants coûts d'implémentation, et nécessitent des connaissances spécifiques - surtout lorsque l’on souhaite obtenir un outil sur mesure. L’intégration de l’IA dans une équipe d’acheteurs implique donc de former ces derniers à son utilisation, ou de recruter de nouvelles compétences.

Par ailleurs, pour qu’une IA soit performante, elle requiert une quantité importante de data liée à l’activité de votre entreprise. Il s’agit alors d’assurer la sécurité de ces informations et de prendre en compte les importants enjeux liés à la confidentialité des données.

Enfin, comme tout changement de pratique, la mise en place de solutions d’IA peut rencontrer des résistances au sein de votre équipe Achats. Bien que ces outils soient une aide plus qu’un remplacement, certains acheteurs pourraient y être réfractaires.

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En quoi une IA peut-elle améliorer les décisions pour les Achats ?

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L’IA comme support concret d’aide à la décision

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Comme nous l’avons précédemment mentionné, certaines IA sont capables d’analyser des données en grande quantité, ce qui fait d’elles d’excellents supports de décision. Plus de perte de temps dans le sourcing des fournisseurs : l’IA peut examiner un très gros volume d’offres et faire des présélections en fonction de certains critères. L’acheteur peut ensuite s’appuyer sur ce premier travail pour faire un choix éclairé.

De plus, prévoir la performance des fournisseurs choisis peut être complexe. Certains acheteurs conservent ainsi des contrats avec des partenaires de longue date, car ils ne sont pas certains de la fiabilité des autres. Les outils d’IA entrent alors en jeu : ils récoltent et analysent les données des fournisseurs afin de statuer sur ses capacités et la qualité de ses produits.

Parfois, l’IA peut prendre elle-même la décision, de façon automatisée. En fonction des paramètres choisis par l’utilisateur, elle peut choisir de commander, répondre à un appel d’offres, ou toute autre action souhaitée.

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L’IA comme outil de réduction de l'incertitude

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Lorsqu’il s’agit de prendre des décisions, les IA sont des outils puissants pour réduire l’incertitude. En effet, elles proposent des informations et des calculs solides - surtout lorsque les données proviennent de l’entreprise.

Concrètement, les outils d’IA permettent de rassembler toutes les informations relatives à vos achats passés, vos fournisseurs, etc. Vous avez ainsi accès en permanence aux bons renseignements - lorsque vous pourriez vous tromper, faire des erreurs, être imprécis sur un chiffre sans l’aide de l’IA.

Les prédictions proposées par les IA permettent aussi d’utiliser une projection, limitant l’incertitude. Les acheteurs peuvent donc mieux dimensionner les achats, sans prévoir trop ni trop peu.

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Achats : les limites de l'IA dans la prise de décision

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Cependant, les IA actuelles présentent certaines limites importantes.

D’abord, elles peuvent reproduire des informations fausses, surtout si elles ont été développées sur des bases de données issues d’Internet. Il est donc essentiel de toujours contrôler ses renseignements via une source fiable, surtout quand il s’agit de prendre des décisions importantes.

Une IA peut se tromper : elle est programmée pour vous donner un résultat, même lorsqu’elle n’a pas la réponse à la question. Dans ce cas, elle invente une réponse.

Ainsi, l’IA ne doit jamais remplacer la réflexion des opérateurs humains. Elle peut proposer des stratégies, mais en utilisant des données préexistantes. Si vous voulez vous démarquer de vos concurrents ou prendre un contre-pied, il vaut donc mieux proposer une stratégie originale, plutôt que de s’appuyer sur une IA.

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Quelles sont les applications concrètes de l’IA dans la fonction Achats ?

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IA et gestion des relations fournisseurs

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De nombreuses entreprises ont déjà fait le choix d’utiliser des IA pour la gestion de la relation avec leurs fournisseurs. En effet, lorsque l’IA possède les informations nécessaires et connaît les critères de choix des acheteurs, elle peut négocier automatiquement. Elle est même capable de communiquer directement avec le fournisseur, et d’ajuster ses demandes en fonction des réponses. Ce type de service s’appuie notamment sur des IA textuelles génératives (chatbot, etc.).

Contrairement à ce que l’on pourrait penser, les AI permettent aussi de personnaliser les relations fournisseurs. Grâce à l’enregistrement des anciens échanges, l’IA reprend directement le dossier du fournisseur et ses paramètres. Il n’y a alors plus besoin d’avoir un Responsable Achats par fournisseur : n’importe qui peut suivre le dossier et le reprendre directement.

Notons également que les services IA de traduction instantanée améliorent les relations avec les fournisseurs étrangers.

Cependant, il est important de nuancer ce constat. Utiliser l’IA pour les relations fournisseurs représente un important gain de temps, mais une part de gestion humaine reste bien sûr nécessaire, surtout pour ce qui concerne les contrats importants. Par exemple, un acheteur humain pourrait persuader un fournisseur et trouver un terrain d’entente - là où l’IA l’aurait peut-être éliminé selon des critères stricts.

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IA et gestion des contrats

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Les acheteurs sont amenés à rédiger de nombreux contrats, tâche qui peut se révéler fastidieuse. C’est une étape répétitive, chronophage, où les erreurs sont coûteuses. Certaines IA ont donc été développées pour assister les acheteurs dans cette mission ; elles sont notamment capables de lire et de produire des contrats de façon automatique.

En outre, il est possible d’utiliser des IA pour comparer et identifier des clauses et des risques contractuels. Les contrats étant généralement très longs, ces clauses sont parfois difficiles à déceler. L’IA indique ainsi des points d’attention, ce qui facilite la relecture du contrat par l’acheteur.

Enfin, si l’IA intègre des informations concernant les normes contractuelles selon les pays et les secteurs d’activité, elles peuvent ensuite détecter les fraudes et les non-conformités contractuelles. Cette application est particulièrement utile pour des contrats avec des fournisseurs basés à l’étranger.

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IA et gestion des dépenses

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Grâce à leurs capacités prédictives, les IA sont capables d’analyser et de prévoir les dépenses à venir. Les modèles prédictifs intègrent les décisions d’achat possibles ainsi que les dépenses associées. Cela permet ainsi à l’acheteur d’estimer les dépenses, et de mieux gérer leur budget.

En fonction des offres et des possibilités d’achats, les outils d’IA optimisent les budgets en suggérant les meilleurs choix. En effet, elles disposent d’une très large base de données incluant vos informations (par exemple : quels prix vous sont acceptables ?), les informations du fournisseur, et les tarifs du secteur.

L’intégration d’une IA présente donc d’importants bénéfices financiers dans la fonction Achats, en aidant à sélectionner les bonnes offres, à analyser les coûts et à optimiser le budget.

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Conclusion

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Les IA offrent ainsi de très nombreuses applications utiles à la fonction Achats. Elles permettent de gagner en temps, en performance et d’avoir un temps d’avance grâce à des prédictions de plus en plus fiables. Ce sont de bons outils pour des tâches simples (automatisation), mais également des supports pour les tâches à forte valeur ajoutée (modèles prédictifs, support d’aide, etc.).

Pourtant, l’intégration des IA présente un défi majeur : il faut savoir les utiliser correctement. Mal exploitée ou mal comprise, une solution d’IA peut même être contre-productive. Vous devez être capable de lui donner les bons ordres et les bons objectifs en fonction de la stratégie de votre entreprise.

Il est ainsi essentiel de recruter des profils compétents pour mettre en place des outils d’IA dans la fonction Achats. Si vous vous interrogez sur les compétences à rechercher parmi les candidats, n’hésitez pas à contacter l’équipe de notre cabinet de recrutement spécialisé dans les métiers des Achats.